БЕНЧМАРК-ТУР: ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ

Понятие бенчмаркинга уже давно вошло в лексикон российских предпринимателей. Однако бенчмарк-тур как регулярная деятельность, специально организуемая сторонним агентом, пока достаточно нова для бизнеса. О том, какую ценность несут бенчмарк-туры для организаций, как минимизировать риски для принимающей стороны и гостя, как не попасть в западню собственных иллюзий – в этом материале.

В основном понятие «бенчмарк-тур» близко консалтинговым компаниям, которые, находясь в плотном контакте с клиентами, понимают актуальность запроса и в состоянии выстроить мостик между предприятием-интересантом и принимающей стороной. Построение такой связи – крайне непростая задача.

В определенном смысле такая работа напоминает деятельность брачного агентства

И с той, и другой стороны есть мотивы к сближению. И у тех, и у других есть страхи и препятствия.

О целях. Цели для принимающего предприятия и гостей могут кардинально отличаться. Проведем сравнительный анализ.

Цели принимающей стороны

Пиар предприятия и/или его лидера. В предыдущей статье мы писали о позитивном аспекте такого пиара, когда демонстрация открытости способствует росту доверия потенциальных потребителей или сотрудников. Однако мотивами тут могут служить и личное тщеславие, и политические амбиции руководителя. Причем амбиции могут быть и внутрикорпоративными, если речь идет о крупных компаниях. Такое поведение легко вычисляется, так как имеет явно демонстративный характер с обходом острых углов. Более того, некоторые сферы деятельности организации могут сознательно скрываться или приукрашиваться.

О росте доверия потенциальных потребителей и сотрудников благодаря политике открытости – в материале «Промышленный туризм. Как зарождались бенчмарк-туры в России и мире». Однажды одного из руководителей компании Toyota спросили, почему они открывают свои двери другим, даже конкурентам из автомобильного сектора. Ответ был примерно таким: «То, что доступно всем для наблюдения, – это результат наших прошлых мыслей и идей, воплощенный сегодня в реальность. Копируя его, другие всегда будут отставать. А наши сотрудники, видя таких гостей и принимая политику открытости, понимают, что нам нужно регулярно думать об улучшениях и не останавливаться на достигнутом

Цели гостя

Новое для себя: технологии, организация пространства, фишки. Конечно, именно эта цель является ядром ожидаемой ценности планируемой поездки. Любознательных с таким поисковым фокусом – большинство. Охота на фишки – конкретные кейсы, которые можно увидеть, пощупать, оценить, – самая увлекательная часть бизнес-путешествий. Это может быть какой-то новый станок, которого нет у вас, и он обладает уникальными свойствами – делает больше, лучше, быстрее или плюсом ко всему делает дополнительно что-то еще. Или речь может идти о маркетинговой идее, воплощенной в продукте. Так, например, несколько лет назад шли бурные обсуждения между собственниками региональных сетей производства горячей выпечки хлеба прямо в торговом помещении. А сегодня пекарня в магазине – почти норма для большинства продуктовых ретейлеров

Новое для себя в организации производства и менеджменте. Такая фокусировка гостя – скорее исключение из правил. Увидеть управленческие процессы извне достаточно сложно. Большая часть менеджмента недоступна для внешнего наблюдения и скрывается в компьютерных системах или в головах сотрудников. Да и то, что мы наблюдаем и оцениваем, чаще отражает именно наш мир, наши настройки, наше восприятие. Это лишь зеркало реальности, а не сама реальность. Поэтому при таком фокусе существенное значение имеет то, каким образом принимающая сторона организует восприятие информации гостями. Имеет значение, кто говорит, что говорит, что и как показывает и так далее. Такая подготовка принимающей стороны требует проектирования экскурсионного процесса, специального отбора и обучения сотрудников, технической и логистической базы.

Проверка собственных идей. Такая фокусировка похожа на разновидность предыдущих, но отнюдь не является таковой. Если гость приезжает, наблюдает и сам делает выводы, то это точно часть предыдущих мотивов. Но если такая возможность анонсирована заранее, у гостя заготовлен кейс к поездке, если отведено специально время и место для того, чтобы представители принимающей стороны или приглашенные гости могли бы над ним поработать, – это совсем другое дело. Такие возможности в бизнес-туре – скорее исключение из правил.

Когда хозяева показывают потемкинские деревни. Предвидеть такое сложно, но вот рекомендации тех, кто уже побывал на этом предприятии, можно учесть.

Когда со стороны хозяев участвуют только рядовые исполнители, которые не знают ответов на многие вопросы. Это можно уточнить, увидев программу тура.

Когда гости имеют очень разные цели посещения. Минимизировать такие риски крайне сложно. Можно с высокой степенью вероятности утверждать, что цели всегда будут разные. Был случай, когда директор предприятия поехал в Японию, примкнув к уже собранной группе руководителей одной крупной российской корпорации. В бизнес-туре представители этой компании предпочли «сакэ и сауну» и прочие развлечения вместо знакомства с успешным опытом управления. Естественно, директор был крайне разочарован.

Когда тур ограничивается лишь экскурсией по производству без обсуждения увиденного. Это можно выяснить из программы тура и принять решение о необходимости поездки в зависимости от ваших целей и бюджета. Вероятность неудовлетворенности в этом случае будет высока.

Как подготовиться к бенчмарк-туру

Для того чтобы получить в ходе бенчмарк-тура прозрение, которое воодушевит на изменения на своем предприятии, нужно не так уж и много:

сформулируйте цель поездки как задачу, которую нужно решить на своем предприятии;

возьмите с собой одного-двух ключевых специалистов, которые заинтересованы в решении этой задачи;

перед поездкой соберите информацию о принимающем предприятии и сформулируйте, что именно вы хотите увидеть;

запросите заранее у организатора данные других участников тура;

во время тура активно общайтесь со всеми гостями – они тоже носители ценного опыта и могут быть полезны вам в будущем. Напечатайте визитки или создайте заранее в мессенджере группу участников;

открыто делитесь своей проблематикой, запросите обратную связь. Большая часть участников тура с радостью откликнется на просьбу о помощи;

устраивайте со своей группой мини-обсуждения хотя бы один раз в день. Живые эмоциональные впечатления оставляют яркие воспоминания;

делайте записи в любой форме, которая разрешена организатором. Лучше использовать несколько форматов: блокнот, диктофон, фотоаппарат или смартфон;постарайтесь настроиться на поиск преимуществ. Исключите национальную привычку искать минусы и критиковать;

настройтесь на бенчмарк-тур как на интересную работу, а не беспечный отдых. Сочетайте напряжение и расслабление;

После окончания тура в ближайшую неделю соберите своих коллег-участников, обменяйтесь впечатлениями и составьте перечень предложений о применении полученных инсайтов на практике.

Еще несколько рекомендаци

Обязательно заключайте договор с полным описанием условий. Фиксируйте в приложении к договору программу;

Требуйте соразмерного уменьшения цены или возврата платежа в случае серьезного нарушения обязательств принимающей стороной.

Правильно организованные бенчмарк-туры сегодня не только помогают развиваться гостям, но и стимулируют запуск новых прорывных идей в принимающей компании. А ответственный и цивилизованный подход способствует развитию бенчмарк-туров как услуги и всего бизнеса в стране в целом, обеспечивая обмен новыми идеями и опытом.